Drømmen om en uforstyrret arbeidsdag

Å organisere arbeidsdagen slik at man får gjort oppgaver som krever konsentrasjon og tid er blitt svært vanskelig i et arbeidsliv preget av forstyrrelser, møter, mailer og multitasking.

Illustrasjon av ansatte i hamsterhjul
(Illustrasjon: Elisabeth Moseng/Illustratørene)

Først kom trenden med å være tilgjengelig bestandig for arbeidsgiver, å jobbe på rare tidspunkt og overalt. Så kom forventningen om å løse alle oppgaver uten hjelp og støtte fra overordnet, det som kalles selvledelse. Men hva skal til for at det kreative arbeidet ikke lider under antall møter og avbrytelser i løpet av en arbeidsdag? Og hvor mye tid trenger man egentlig for å få jobbet uforstyrret?

Slike spørsmål drøfter arbeidslivsforsker Gisela Bäcklander i den nye svenske boka «Ostörd – principer för en skärpt arbetsdag». Den retter seg til deg som ofte føler at du har jobbet en hel dag uten å få noe gjort, og at du ikke får nok tid og rom til å utføre de arbeidsoppgavene du er ansatt til å gjøre. Det kan ende med at du mister motet, og anklager deg selv for ikke å klare nok.

Udefinerte oppgaver

Det er lenge siden bedriftene kuttet ut ansatte som drev med administrativt arbeid. I stedet blir ofte administrativt arbeid lagt oppå oppgavene som andre ansatte har. I dag er veldig mange såkalte kunnskapsarbeidere og jobber med det som «er uforutsigbart, det som krever kreativitet og fantasi, visjon og vilje», skriver forfatteren.

Bäcklander peker på at vi ikke bare har en grense­løshet i form av når og hvor vi arbeider, men også hvordan og med hvem, og kanskje med hva, og i hvilken rekkefølge. Arbeidet inneholder en mengde krav, men de er ikke alltid spesifisert, de er ikke definert i stillings­beskrivelsen. Bäcklander kaller dette «underdesignet arbeide med høy grad av selvstendighet». Men høy selvstendighet betyr langt fra mindre ansvar.

For mye forlangt?

Hvis man føler seg overveldet av oppgaver og føler at jobben blir for stor, er det ikke sikkert man slipper unna oppgaver, står det i boka. Kanskje får man i stedet et klapp på skulderen fra sin overordnede, og en forsikring om at man helt sikkert kommer til å klare det.

«Dette systemet er basert på at medarbeideren tar et stort ansvar for sin arbeidsmengde, noe som krever mye av den enkelte. Man må kjenne seg selv, ha en god selvfølelse og respektfulle relasjoner som gjør at man verdsetter seg selv og kan sette grenser som blir respektert», skriver Bäcklander.

Men når den enkelte føler at grensen er nådd, og likevel blir dyttet på for at grensen skal utvides, sitter man igjen med følelsen av at arbeidslivet er blitt grenseløst. Alltid må den ansatte stille opp med full kapasitet på jobben.

Bäcklander skriver at det er dette som skaper risiko for stress og utbrenthet. Utydelighet er det som fører til stress på jobben, viser forskning.

Utydelighet og usikkerhet er en årsak til at man utsetter viktige oppgaver.

Utsetter oppgaver

Utydelighet og usikkerhet er også en årsak til at man utsetter viktige oppgaver. Hvordan skal jeg løse denne oppgaven? Spørsmålet ligger og ulmer, og man har ingen å ta det opp med. Kanskje ønsker man ikke å vise andre at man er usikker, eller mulige samtalepartnere er opptatt med sitt.

Boka tar opp at selvledelse krever motiverte med­arbeidere som takler intensiteten i arbeidslivet. Men ofte trenger man hjelp til å prioritere oppgaver, og lære å si nei. Kanskje trenger man bare litt trøst.

Som Bäcklander påpeker har alle et begrenset arbeidsminne. Noen ganger er det fint å koble av med å lese epost eller surfe på nettet, det er en slags pause. Men hva da når oppgavene som krever konsentrasjon blir liggende på vent?

Egentlig min jobb

«Du har antakelig en intuitiv egen mening om hva som er ditt «egentlige» arbeid, det vil si dine kjerne­oppgaver. Dette inkluderer kanskje ikke å delta i forskjellige møter, eller svare på andres spørsmål eller mail, noe som også er vanlig å gjøre. Slik sett kan man jobbe en hel arbeidsdag og likevel føle at man ikke har fått gjort noe. (...) Studier av blant andre ingeniører viser at de spontant deler inn sitt arbeid i «ordentlig arbeid» og «alt annet», står det i boka.

De fleste kan kjenne seg igjen i frustrasjonen over å ikke ha tid og rom til sitt «ordentlige arbeid». Bäcklander foreslår at vi prøver å bruke bare en eller to timer konsentrert på en «ordentlig» oppgave. Det holder bare å komme i gang, skriver Bäcklander.

Hvis oppgaven du skal løse innebærer å måtte skrive en del, så husk at «en konsentrert skriveperiode sjelden er lengre enn noen timer selv om verket som skal skrives er mye større enn som så. Mange forfattere, journalister og akademikere forteller at de orker bare å skrive produktivt i noen timer, ikke i hele dager.»

Vi må skape et mentalt trygt miljø der vi kan arbeide uforstyrret.

Lett å bli distrahert

Det kreative arbeidet er skjørt og det er lett å bli distrahert. Derfor er det viktig å skape et rom hvor man ikke blir så forstyrret. Naturlig nok er Bäcklander kritisk til kontorlandskap som hun mener er usosialt. Folk forsvarer seg med å holde avstand på grunn av lyd­nivået, følelsen av å kunne bli avbrutt når som helst, og mangelen på adskilthet.

Men ofte kommer også forstyrrelsene innenfra. Derfor mener forfatteren at vi må skape et mentalt trygt miljø der vi kan arbeide uforstyrret. Kanskje kan en person i ditt team være «dørvakt» i noen timer, og så kan dere bytte på hvem som tar imot henvendelser?

I boka går hun også gjennom ulike måter man blir mentalt distrahert på. En av måtene er ved å være veldig opptatt av seg selv, slik at man frykter at man ikke er flink nok, pen nok, god nok. Dette hindrer det kreative arbeidet.

Hun skriver: «Det finnes en tid og et sted for å sammenlikne seg med andre, men det er ikke hele tiden. Det er ikke en gang hver eneste dag. (..) For det ironiske er jo at for å kunne bli skikkelig bra, og kunne løse vanskelige oppgaver og produsere på høyt nivå, trenger man så mye som mulig av sin kognitive kapasitet. Da har man ikke råd til å bruke krefter på engstelighet.»

Hvordan få til forbedring

Bäcklander kommer også med de vanlige rådene om å mosjonere, være ute i naturen, sørge for nok søvn, og bruke tid på sosial omgang for at du skal føle deg best mulig. Men hvordan hjelper det når man skal løse vanskelige oppgaver på jobben?

Først og fremst ved å ikke føle deg dum og ubrukelig og dermed bli redd for å miste din posisjon på jobben. Dernest ved å innse at du ikke trenger et hav av tid for å komme i gang. Lur deg til å jobbe uforstyrret i en time, eller to. Skriv dagbok om hvordan du ligger an, skriv for hånd, så husker du ting mye bedre enn hvis du skriver på pc-en.

«Bytt på å jobbe konsentrert med en vanskelig oppgave, med å tømme oppvaskmaskinen eller noe annet administrativt arbeid. Dette kan booste kreativiteten. Den dårligste måten å takle administrative oppgaver på er å ikke legge dem inn i arbeidsplanen og la dem henge over deg som mørke skyer», skriver Gisela Bäcklander. •

Kilde: «Ostörd. Principer för en skärpt arbetsdag. Av Gisela Bäcklander. Utgitt på forlaget Natur& Kultur, Stockholm, oktober 2020. Det svenske forlaget gir ut bøker om psykologi, arbeidsliv, pedagogikk i tillegg til skjønnlitteratur.

Vipps 12137